A felhasználók adatait MySQL adatbázisban tároljuk. A legfontosabb a POSTFIX nevű adatbázis, amely a postafiókok adatait tartalmazza, mint például:
e-mail cím (amely egyben a felhasználói név is)
jelszó (természetesen kódolt formában)
maildir, azaz annak a mappának az elérési útvonala, amely mappa a szerver fájlrendszerében a leveleket fogja tárolni
a felhasználó természetes neve
a postafiók mérete (kvóta)
aktív státusz jelző (0,1), azaz a postafiók „élő”, vagy jelenleg nem fogad leveleket
postafiók aliasok
illetve a Postfix Admin webes alkalmazás kiegészítő adatai (rendszergazdák, domain rendszergazdák, stb)
Mivel a postafiókok felhasználói nem jelennek meg rendszerfelhasználókként is az alapul szolgáló Debian Linux rendszerben, így a tartományok és az abban található postafiókok száma nagyon rugalmasan kezelhető és bővíthető, amely bővítésnek egyedül a szerver rendelkezésre álló erőforrásai szabhatnak gátat.
A másik adatbázis a ROUNDCUBE, amely a hasonló nevű webes levelező alkalmazás felhasználókra vonatkozó adatait tartalmazza (személyre szabott beállítások, névjegyalbumok, stb). A Roundcube adatbázis csak az email címeket, mint a belépéshez szükséges felhasználói neveket tárolja el, a hozzájuk tartozó jelszavakat természetesen nem. Mint majd látni fogjuk, a Roundcube alkalmazás ebből a szempontból egy közönséges levelezőkliensként viselkedik, amely bejelentkezik a Dovecot 993-as portján (IMAPS), pontosan úgy, ahogyan ezt a levelezőprogramok is teszik.
A MySQL kizárólag a localhost (127.0.0.1) 3306-os portján fogad szolgáltatás kérelmeket. Ezek a szolgáltatások az alábbiak:
A Dovecot szerver részére a Postfix adatbázisból lehetővé teszi a felhasználók hitelesítési adatainak vizsgálatát, illetve itt tárolja a Dovecot a postafiókokban lévő üzenetek nagyságára és mennyiségére (kvóta) vonatkozó adatokat.
A Postfix Admin webes alkalmazás a Postfix adatbázisban rögzíti a tartományok és a hozzá tartozó postafiókok adatait.
A Roundcube webes levelezőprogram az azonos nevű adatbázisban tárolja a felhasználókkal kapcsolatos saját adatait.
A Postfix MTA a Postfix adatbázisból ellenőrzi, hogy a bejövő levél címzettjének postafiókja helyben található-e vagy sem. Amennyiben a címzett postafiókjáról szóló adatokat nem találja meg a Postfix adatbázisban, visszautasítja a levél kézbesítését.