A Postfix fogadja a bejövő levelet, a Dovecot pedig elhelyezi azt a felhasználó postafiókjában. Azonban a felhasználó valószínűleg el is szeretné olvasni a leveleit, így szüksége lesz arra, hogy hozzáférjen azokhoz. A Dovecot nem csak a levelek postafiókban történő elhelyezésében segít, hanem egy hitelesítési folyamat után a felhasználó számára hozzáférhetővé is teszi ezeket a leveleket.
A hozzáférésnek két módja van:
POP3: ha a felhasználó ezzel a protokollal kapcsolódik a levelezőszerverhez, a levelezőprogram először letölti a leveleket a felhasználó számítógépére, és csak utána lehet őket elolvasni. Beállítás kérdése, hogy a levelek egy másolata benne maradjon-e a postafiókban, vagy a letöltés után kiürüljön a postafiók. Az utóbbi esetben nyilvánvalóan problémába ütközünk, ha több számítógépről töltjük le ugyanannak a postafióknak a leveleit: a másodszor bejelentkező levelezőprogram csak egy üres postafiókot fog találni. Ha azonban úgy döntünk, hogy a levelekről egy másolat maradjon benne a postafiókban (ezt a levelezőprogramban kell beállítani), akkor a másodszorra csatlakozó levelezőprogram is megtalálja ugyanazokat a leveleket. Arra azonban figyelni kell, hogy valamennyi levelezőprogram ugyanígy legyen beállítva. Az elküldött levelek viszont semmiképpen nem kerülnek be a postafiókba, hanem megmaradnak a küldő számítógépen, így ezeket a másik levelezőprogramból nem lehet majd elérni.
IMAP: a levelek a postafiókban maradnak (hacsak le nem töröljük azokat), és a kapcsolódáskor azonnal megjelennek a levelezőprogramban. Mind a bejövő, mind a kimenő levelek megjelennek a postafiókban, ráadásul minden kapcsolódó levelezőprogramban egyformán. Így teljesen mindegy, hogy egy levelezőprogrammal, vagy egy webes levelező alkalmazással (mint például a Roundcube) nézünk bele a postafiókba: az eredmény ugyanaz lesz. Tetszőleges mappákat hozhatunk létre, és ezekbe a sieve szkriptek segítségével ki tudjuk válogatni a bejövő leveleket is. Így anélkül kapunk rendezett postafiókot, hogy a levelezőprogramokban nekünk kellene folyamatosan leveleket mozgatni egyik mappából a másikba. A protokoll egyetlen hátránya az, hogy a postafiók mérete az idő múlásával egyre nagyobb lesz, így a kvótát néha meg kell növelni, vagy a feleslegessé vált leveleket időnként le kell törölni.
Ha egy mód van rá, részesítsük előnyben a kizárólag IMAP protokollal elérhető postafiókokat. Mindenkinek egyszerűbb lesz az élete, de a rendszergazdáé mindenképpen.
A biztonság kedvéért...
Ha megtehetjük, az IMAP protokollnak is kizárólag a titkosított, IMAPS változatát engedélyezzük a szerveren, így a távoli levelezőkliensek által küldött felhasználói nevek és jelszavak rejtve maradnak az esetleges hallgatózók elől. Mivel ugyanezekkel a felhasználói nevekkel és jelszavakkal leveleket is tudunk küldeni a szerver segítségével, nem kérdés, hogy titokban kell tartanunk ezeket a hitelesítési adatokat. Ellenkező esetben egy spammer hitelesített felhasználóként fogja tudni reklámlevelek küldésére használni a szerverünket...
Felhasználók hitelesítése
A Dovecot hitelesíti a felhasználókat a postafiókjukba történő belépéskor, illetve a Postfix számára is végez ugyanilyen felhasználói hitelesítést, amikor a felhasználók a szerver segítségével levelet akarnak küldeni.
Szerver oldali levélszűrés - Sieve
A Dovecot továbbá lehetővé teszi a szerver oldali levélszűrést is a sieve protokoll segítségével. Ha okos szabályokat állítunk fel, a Dovecot maga gondoskodik arról, hogy a bejövő leveleink ne a Beérkezett üzenetek (Inbox) mappába kerüljenek beömlesztésre, hanem a szabályok alapján különböző mappákban helyezi el azokat. Így amikor bejelentkezünk a postafiókunkba, a beérkezett üzeneteink az általunk meghatározott szabályok szerinti mappákban fognak várni bennünket. Fontos megjegyezni, hogy azok a levelek, amelyek nem az Inbox (Beérkezett üzenetek) mappába kerülnek, a POP3 protokollal kapcsolódó levelezőkliensek számára nem lesznek elérhetőek: a POP3 kliensek ugyanis csak az Inbox mappa tartalmát töltik le.
Kvóta
Végül beállítottuk a kvóta lehetőségét is, amelynek segítségével meghatározhatjuk, hogy az egyes postafiókoknak mekkora lehet a maximális mérete. Ha a postafiók eléri ezt a méretet, a Dovecot nem kézbesít a számára több üzenetet, a feladót pedig értesíti a kézbesítés meghiúsulásáról.